P: 3.1 conceptos básicos de access

CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS

1. QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
http://www.masadelante.com/faqs/base-de-datos

2. QUE ES ACCESS?

Access es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos.
http://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20110315205932AAD68xH

3. QUE ES UNA TABLA DE DATOS?

se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de cálculo.
http://espanol.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090613115607AAoAqrE

4. QUE SON LOS CAMPOS DE UNA BASE DE DATOS?

Un campo es el nombre de la unidad de información. Cada entrada en una base de datos puede tener múltiples campos de diversos tipos. Por ejemplo, un campo de texto llamado 'color favorito', que permite escribirlo, o un menú llamado 'población' que permita escoger de un listado de poblaciones posibles. La combinación de campos diversos nos permitirá recabar toda la información que consideremos relevante sobre los ítems que constituyen la base de datos.
http://docs.moodle.org/all/es/Campos_de_la_base_de_datos

5. QUE ES UN REGISTRO O FILA DE UNA BASE DE DATOS?

En la mayoría de las bases de datos la información se almacena en TABLAS, que ordenan los datos en filas y columnas. Las filas se denominan REGISTROS  y las columnas se llaman CAMPOS.

En las tablas grandes los registros pueden contener muchos campos. Depende de la cantidad de detalles que queramos almacenar acerca de un tema. El conjunto de datos de cada persona distinta en esa tabla, o sea, cada fila, se denomina

REGISTRO. Las tablas pueden contener desde los pocos registros de nuestra agenda de teléfonos personal, hasta las decenas de millones de registros que gestionan las bases de datos de los bancos, compañías telefónicas, Hacienda, etc.
http://www.xadoc.com/web/index.php?option=com_content&view=article&id=67:tablas-campos-y-registros&catid=50:introduccion-a-las-bases-de-datos

6. QUE ES UN TIPO DE DATO?

En este artículo se proporciona información general acerca de los tipos de datos y las propiedades de los campos y se incluye una sección de referencia detallada sobre tipos de datos. En él también se explican brevemente los campos de búsqueda. No obstante, no se habla de los campos de búsqueda que admiten varios valores. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información acerca de los campos de búsqueda que admiten varios valores.
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/introduccion-a-los-tipos-de-datos-y-las-propiedades-de-los-campos-HA010233292.aspx

7. CUALES SON LOS TIPOS DE DATOS DE ACCESS Y QUE TIPO DE INFORMACIÓN ALMACENAN?

• Texto: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).
• Memo: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película. Los campos de tipo memo, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitación de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.
• Número: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas.
• Fecha/Hora: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada. Se incluye un selector de fechas que facilita la introducción de las mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrará un calendario interactivo que permite seleccionar una fecha concreta de forma sencilla.
• Moneda: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... 
• Autonumeración: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access 2010 al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden... El campo Id, es un campo Autonumeración.
• Sí/No: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
• Objeto OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. 
• Hipervínculo: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso. El hipervínculo puede contener también información más detallada, como un marcador de un documento Word, un objeto en una base de datos Access o un rango de celdas en una hoja de cálculo Excel. Cuando se hace clic en un campo Hipervínculo, Access 2010 intenta cargar el archivo o documento aludido utilizando el visor apropiado.
• Datos adjuntos: Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografías, imágenes, archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamaño que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamaño crezca innecesariamente. Office Access 2010 comprime de forma automática los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.
• Calculado: Permite crear un campo que almacena el valor de un cálculo.
• http://www.adrformacion.com/cursos/accesb2010/leccion2/tutorial4.html

8. QUE SON LAS RELACIONES EN ACCESS?

Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno – a – uno, uno – a – varios, varios – a – varios.olumnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.
http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/relaciones.htm  

9. QUE SON LAS CONSULTAS EN ACCESS?

• Permiten extraer información , a la cual hay como modificarla, para después guardarla, creando una tabla y realizando un formulario.
• Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberán estar relacionadas).Ver determinados campos de los registros que cumplen la condición, colocados a voluntad.
• http://www.slideshare.net/karelbatallas/consultas-de-access-7487388
• 10.QUE SON LOS FORMULARIOS EN ACCESS?
• Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos
• http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx
• 11.CUALES SON LOS INFORMES EN ACCESS?

Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permitenautomatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.
http://www.programarvba.com/informes-access.htm